Home » ข่าวไอที » ระบบ ERP และวงจรกระบวนการใน ERP : Enterprise Resource Planning : ERP คืออะไร

ระบบ ERP และวงจรกระบวนการใน ERP : Enterprise Resource Planning : ERP คืออะไร

ERP คืออะไร ?
ERP ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning ซึ่งก็คือ ระบบที่ใช้ในการวางแผนทรัพยากร ทางธุรกิจขององค์กรโดยรวม เพื่อให้เกิดการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์อย่างสุงสุด ระบบ ERP เป็นระบบสารสนเทศ ที่องค์กรสามารถนำแนวคิดและวิธีการ
บริหารของ ERP มาทำให้เกิดเป็นระบบเชิงปฏิบัติในองค์กร กล่าวคือ ระบบ ERP เป็นระบบสารสนเทศในองค์กรที่สามารถบูรณาการ (Integrate) รวมงานลัก (Core Bussiness Process) ในบริษัททั้งหมด เช่น การจัดซื้อจัดจ้าง การผลิต การขาย การบัญชี และการบริหารบุคคล เข้าด้วยกัน ซึ่งระบบ ERP ที่เหมาะสมในองค์กรสามารถช่วยรวบรวม และจัดเก็บข้อมูลจากที่ต่าง ๆ ไว้ในที่เดียวกัน

กระบวนการและข้อมูลต่างๆภายในระบบ ERP (Enterprise resource planning)

กระบวนการในระบบ ERP ในแต่ละวงจร ของกระบวนการภายใน ERP ประกอบด้วยข้อมูลย่อยๆอีกหลายขั้นตอน การทำงานแต่ละกระบวนการอาศัยข้อมูลอิสระและข้อมูลเชื่อมโยงมาจากผลการทำงานของส่วนอื่น ภาพรวมของกระบวนการต่างๆในระบบ ERP สามารถอธิบายได้ดังนี้

วงจรการขาย (Sell Cycle)
วงจรการขาย (Sell Cycle)

1.1 การเสนอราคา (Quoting) ในการสร้างใบเสนอราคานั้น เราสามารถเรียกดูข้อมูลต่างๆ จากระบบได้ เช่นต้นทุนสินค้า ข้อมูลลูกค้า ทำการปรับเปลี่ยนรายละเอียดสินค้าได้ตามต้องการข้อมูลจะถูกเก็บบันทึกไว้เป็นประวัติเพื่อใช้ในการติดตามลูกค้าเมื่อลูกค้ายืนยันคำสั่งซื้อมาระบบจะแปลงข้อมูลการเสนอราคาเป็นคำสั่งขายได้ทันที

1.2 การสร้างคำสั่งขาย (Sales Order – SO) เริ่มจากลูกค้ามีความต้องการสั่งซื้อสินค้าฝ่ายขายจะตรวจสอบข้อมูลต่างๆ เช่น จำนวนสินค้าคงเหลือ จำนวนสินค้ากำลังผลิต จำนวนสินค้าที่ถูกจอง หรือข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้า เช่น ประวัติการชำระเงิน เพื่อยืนยันว่า สามารถขายสินค้าให้กับลูกค้ารายนี้ได้หรือไม่ เมื่อมีการตกลงการซื้อขาย ฝ่ายขายจะเริ่ม สร้างคำสั่งขาย หากมีสินค้าอยู่ในคลังแล้วระบบจะเข้าไปจองปริมาณให้แต่ถ้าสินค้าไม่พอ ระบบจะใช้เป็นข้อมูลสำหรับการผลิตต่อไป

1.3 การจัดส่งสินค้า ข้อมูลคำสั่งขายถูกนำมาใช้เป็นข้อมูลการจัดส่งอัตโนมัติเจ้าหน้าที่จัดส่งสามารถทราบว่าจะต้องเตรียมสินค้าอะไรบ้าง และไปหยิบสินค้าจากพื้นที่เก็บได้ และพร้อมพิมพ์เอกสาร เช่น ใบกำกับสินค้า ใบแจ้งหนี้ได้ทันทีข้อมูลสินค้าคงคลังจะถูกเปลี่ยนแปลง ในขณะเดียวกันระบบบัญชีก็จะมีข้อมูลสำหรับการตั้งลูกหนี้อัตโนมัติ

วงจรการวางแผน (Plan Cycle)

การวางแผนในระบบ ERP นั้นเป็นส่วนสำคัญมากข้อมูลต่างๆ ที่จำเป็น จากหลายๆ ฝ่ายจะถูกรวบรวมมาไว้พร้อมสรรพ สำหรับการคำนวณ เช่น ข้อมูลสถานะของสินค้าคงคลัง ข้อมูลสูตรการผลิต (Bill Of Material – BOM) ข้อมูลศูนย์งานหรือสถานีงาน ข้อมูลเส้นทางการผลิต และข้อมูลนโยบายการสั่งซื้อและการสั่งซื้อ เป็นต้น การวางแผนในระบบ ERP มีสองส่วนคือ การวางแผนวัสดุ และการวางแผนกำลังการผลิต

2.1 การวางแผนวัสดุ (Material Planning) คือ การวางแผนผลิตสินค้าสำเร็จรูป สินค้ากึ่งสำเร็จรูปและวางแผนการสั่งซื้อวัตถุดิบ เพื่อให้สามารถตอบสนองลูกค้า และรักษาปริมาณวัสดุไว้ในระดับที่ต้องการได้กระบวนการวางแผนวัสดุเริ่มตั้งแต่การสร้างแผนผลิตหลัก (Master Production Schedule – MPS) ของสินค้าสำเร็จรูป ข้อมูลของแผนผลิตหลักถูกส่งไปยังการวางแผนความต้องการวัสดุ (Material Requirements Planning -MRP) เพื่อเสนอแนะเกี่ยวกับการสั่งวัสดุเพิ่ม

2.2 การวางแผนกำลังการผลิต (Capacity Planning) คือ การหาความต้องการกำลังการผลิตของทรัพยากร เช่น คนและเครื่องจักรเพื่อให้สอดคล้องตามแผนวัสดุระบบ ERP แบ่งการวางแผนกำลังการผลิต เป็น 2 แบบคือ 1) การวางแผนกำลังแบบหยาบ (Rough-cut Capacity Planning : RCCP)  สำหรับเปรียบเทียบกำลังการผลิตที่ต้องการจากแผนการผลิตหลักกับทรัพยากรหลักๆ ทุกประเภท 2)  การวางแผนความต้องการกำลังการผลิต(Capacity Requirements Planning: CRP) สำหรับเปรียบเทียบกำลังการผลิตที่ต้องการกับแผนความต้องการวัสดุกับทรัพยากรโดยละเอียด ซึ่งผลลัพธ์ที่ได้จากการวางแผน แบ่งเป็น 2 ส่วน คือแผนผลิต และแผนสั่งซื้อเพื่อส่งให้ฝ่ายอื่นๆต่อไป

วงจรการสั่งซื้อ (Buy Cycle)
วงจรการสั่งซื้อ (Buy Cycle)

3.1 การแปลงแผนสั่งซื้อเป็นคำสั่งซื้อ จากการ Run MRP ระบบจะแนะนำแผนการสั่งซื้อ ให้ผู้ใช้ตรวจสอบรายละเอียดของแผน เช่น Supplier วัตถุดิบ ปริมาณและราคา เมื่อผ่านการตรวจสอบแล้วสามารถทำการแปลงแผนสั่งซื้อเป็นคำสั่งซื้อได้อัตโนมัติ

3.2 การสร้างคำสั่งซื้อตามการร้องขอจากผู้ขอซื้อ เมื่อผู้ขอซื้อบันทึกข้อมูลวัตถุดิบที่ต้องการซื้อลงใบขอซื้อ (Purchase Requisition) ระบบก็จะตรวจสอบความถูกต้องต่างๆ เช่น ราคาสินค้า ผู้ขายตามบัญชีรายชื่อเรียบร้อยแล้ว ข้อมูลจะถูกส่งต่อไปให้กับผู้มีอำนาจต่างๆ ตรวจสอบและอนุมัติจากนั้นผู้ซื้อจึงสามารถออกคำสั่งสั่งซื้อ (Purchase Order – PO) ได้

3.3 การรับวัตถุดิบและการตรวจสอบคุณภาพ เมื่อ Supplier มาส่งวัตถุดิบพร้อมกับเอกสารใบกำกับสินค้า/ใบแจงหนี้ (Invoice) ระบบจะทำการปรับปรุงปริมาณสินค้าคงคลังและบันทึกผลการรับวัตถุดิบ เราสามารถกำหนดว่าวัตถุดิบชนิดใดต้องผ่านการตรวจสอบคุณภาพบ้างข้อมูลการรับสินค้าจะถูกส่งไปที่ฝ่ายบัญชีเพื่อเตือนเจ้าหน้าที่อัตโนมัติ

ความแตกต่างระหว่างใบ ใบขออนุมัติการซื้อ (PR) และ ใบสั่งซื้อ (PO) คือ ใบ PR จะถูกจัดทำขึ้นก่อนใบ PO เพื่อเป็นเอกสารในการของอนุมัติการขอสั่งซื้อสินค้า และเมื่อได้มีการอนุมัติให้สั่งซื้อแล้ว ก็จะส่งไปยังฝ่ายจัดซื้อเพื่อจัดทำใบ PO และส่งให้ผู้จำหน่ายในลำดับต่อไป

วงจรสินค้าคงคลัง (Inventory Cycle)
วงจรสินค้าคงคลัง (Inventory Cycle)

การควบคุมสินค้าคงคลังมีความสัมพันธ์ กับทุกกระบวนการในระบบ ERP สินค้าคงคลังประกอบด้วยวัตถุดิบ สินค้ากึ่งสำเร็จรูป สินค้าสำเร็จรูป ชิ้นส่วนสำรอง และอื่นๆการควบคุมสินคาคงคลังที่มีประสิทธิภาพทำให้ข้อมูลสินค้าคงคลังในระบบ ERP มีความถูกต้อง ส่งผลให้สามารถใช้งานระบบ ERP ได้อย่างมีประสิทธิภาพ กิจกรรมในการควบคุมสินค้าคงคลังประกอบด้วย การรับวัสดุการตัดจ่ายวัสดุและการปรับปรุงปริมาณวัสดุในคลังสินค้า การเคลื่อนไหวของสินค้าคงคลังจะส่งผลกับยอดสินค้าคงเหลืออยู่ตลอดเวลา ในระบบ ERP ยังมีการนับสินค้าคงคลังแบบ Physical Count และ Cycle Count เพื่อทำให้ข้อมูลในสินค้าคงคลังที่อยู่ในคอมพิวเตอร์ตรงตามจริง ในระบบ ERP เราสามรถ เลือกกำหนดระดับการควบคุมสินค้าคงคลังได้หลายระดับขึ้นอยู่กับความเหมาะสม เช่น การกำหนด Lot Serial-Number และ Location ของวัสดุแต่ละรหัสได้ ในการรับหรือตัดจ่ายวัสดุต้องมีการอ้างอิงอยู่ตลอดเวลา เช่น การรับวัตถุดิบ จะอ้างอิงกับหมายเลขคำสั่งซื้อ การเบิกวัตถุดิบเพื่อไปผลิต จะอ้างอิงกับหมายเลขคำสั่งผลิต การส่งสินค้าจะอ้างอิงกับหมายเลขคำสั่งขาย ทั้งนี้เพื่อให้เรามีความสามารถสอบกลับสินค้าได้

วงจรการผลิต
5.1 การสร้างคำสั่งผลิต (Work Order – WO) คำสั่งผลิตหรือใบงานในระบบ ERP สร้างขึ้นได้จากหลายทาง เช่น การแปลงแผนคำสั่งผลิตที่ได้จากการ RUN MRP เป็นคำสั่งผลิตหรือการแปลงคำสั่งขายเป็นคำสั่งผลิตโดยตรง หรือการสร้างคำสั่งผลิตขึ้นมาเอง ซึ่งคำสั่งผลิตใช้เป็นตัวควบคุมการผลิตทั้งหมด

5.2 การดำเนินงานและควบคุมการผลิต คือการนำคำสั่งผลิตไปปฏิบัติงานจริง ทำการเปรียบเทียบปริมาณงานกับกำลังการผลิตของแต่ละสถานีงาน การจัดลำดับ (Priority) ของงานที่อยู่ในแถวคอยการควบคุมและตรวจสอบคุณภาพของสินค้าที่ผลิต

5.3 การเบิกวัสดุ การเบิกวัสดุในระบบ ERP สามารถทำได้หลายวิธีทั้งการเบิกวัสดุทีละรายการการเบิกวัสดุอ้างอิงกับสูตรการผลิตและการเบิกวัสดุแบบ Backflush ในการเบิกวัสดุจะมีการอ้างอิงกับหมายเลขคำสั่งผลิตเพื่อใช้ในการคิดต้นทุน

5.4 การรายงานผลการผลิต การรายงานผลการผลิตในระบบ ERP ได้แก่การรายงานปริมาณการผลิตสินค้า ผลการตรวจสอบคุณภาพ ชั่วโมงแรงงานหรือชั่วโมงเครื่องจักรที่ใช้ในการผลิตของแต่ละคำสั่งการผลิตการรายงานผลการผลิตทำให้เราทราบสถานะของคำสั่งผลิต และให้ข้อมูลที่เราใช้ในการคิดต้นทุน เมื่อผลิตสินค้าเรียบร้อยแล้วข้อมูลจะถูกส่งไปให้ฝ่ายบัญชีเพื่อใช้ในการสรุปต้นทุน
วงจรบัญชี (Accounting Cycle)
กระบวนการด้านบัญชีและการเงินของระบบ ERP จะบันทึกรายการทางบัญชีจากกิจกรรมต่างๆโดยอัตโนมัติสอดคลองซึ่งกันกับระบบบัญชีรูปแบบ คือ ทำรายการลงบัญชีในสมุดรายการซื้อ ขาย จ่าย รับ และทั่วไป ประกอบด้วยกระบวนการ 3 ส่วน คือ ระบบบัญชีลูกหนี้ระบบบัญชีเจ้าหนี และระบบบัญชีแยกประเภท โดยรายละเอียดดังนี้

6.1 ระบบบัญชีลูกหนี้ (Accounts Receivable) บัญชีลูกหนี้เริ่มจากการสร้างใบแจ้งหนี้ (Invoice) โดยระบบจะบันทึกรายการบัญชีตั้งลูกหนี้และภาษีขายจากนั้นเมื่อลูกค้ามาจ่ายเงินตามรายการวางบิล ฝ่ายการเงินจะทำการรับเงิน และส่งเอกสารการรับชำระเงินให้ฝ่ายบันทึกรายการรับชำระหนี้และตัดรายการบัญชีลูกหนี้ได้

6.2 ระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Accounts Payable) บัญชีเจ้าหนี้เริ่มตั้งแต่ฝ่ายบัญชีได้รับเอกสารใบแจ้งหนีของซัพพลายเอ่อร์อ้างอิงจากการรับสินค้าของฝ่าคลังสินค้าตามใบสั่งซื้อ แล้วทำรายการ Voucher เพื่อตั้งยอดเจ้าหนี้จากนั้นรายการ Voucher จะเข้าสู่การอนุมัติจ่ายเงินเพื่อทำการเตรียมจะจ่ายเงิน (Pre-Payment) และพิมพ์เอกสารอนุมัติเตรียมจ่ายเงินต่อไปเมื่อทำการจ่ายเงินให้เจ้าหนี้แล้ว เอกสารการจ่ายเงินจะถูกส่งให้ฝ่ายบัญชีบันทึกรายการชำระหนี้ (Payment Voucher) ตัดรายการเจ้าหนี้ และบันทึกภาษีหัก ณ ที่จ่ายถ้ามีได้

6.3 ระบบบัญชีแยกประเภท (General Ledger Accounts) ระบบบัญชีแยกประเภทจะเป็นจุดรวบรวมรายละเอียดข้อมูลรายการทางบัญชีที่เกิดขึ้นเพื่อทำการจัดหมวดหมู่รายการทางบัญชีและสรุปรายงานงบการเงินต่างๆได้ ระบบบัญชีแยกประเภทเริ่มจากการสร้างผังบัญชีของบริษัท เพื่อให้ระบบลงบัญชีได้โดยอัตโนมัติ เช่น รายการลูกหนี้และเจ้าหนี้รายการรับและจ่ายเงิน รายการต้นทุนและสินค้าคงคลัง เป็นต้น จากนั้นส่งผ่านรายการเข้าระบบบัญชีแยกประเภท เพื่อกระทบกับยอดยกมาและรายการบัญชีในงวดปัจจุบัน สรุปเป็นยอดยกไป เพื่อตั้งเป็นต้นงวดในงวดถัดไป  ในกรณีที่มีรายการปรับปรุงสามารถบันทึกผ่าน Journal Entry  แล้วส่งเข้าระบบบัญชีแยกประเภทได้เช่นกัน เมื่อผ่านรายการเข้าระบบบัญชีแยกประเภทแล้ว ผู้ใช้สามารถทำการตรวจสอบความถูกต้องในการบันทึกรายการจากงบทดลอง และปิดงวดบัญชีเพื่อสรุปรายงานทางการเงินต่างๆ เช่น งบดุล งบกำไรขาดทุน งบกระแสเงินสด ฯลฯ นอกจากนี้ระบบยังสอบกลับข้อมูลต้นทางเมื่อพบข้อมูลผิดพลาดพลาดจากการบันทึกรายได้

ระบบบัญชีการเงินเป็นส่วนที่ช่วยจัดเก็บข้อมูลในการปฏิบัติงานของทุกส่วนงาน เพื่อใช้ในวัตถุประสงค์ 2 เรื่อง คือ

– ใช้เป็นข้อมูลสำหรับกระบวนการจัดการภายในองค์กร เช่น การนำข้อมูลต้นทุนการผลิตมาใช้ ประกอบการตัดสินใจเรื่องราคาขายและการวัดผลการปฏิบัติงานในกระบวนการผลิต การสรุปรายงานการเงินต่างๆ และตัววัดผลการปฏิบัติงานในมุมมองด้านการเงิน สำหรับผู้บริหารได้อย่างถูกต้องแม่นยำและทันต่อเวลาที่ต้องการได้

– ใช้เป็นข้อมูลแสดงต่อบุคคลภายนอก เช่น การออกรายงานทางการเงิน เช่นรายการภาษีซื้อ ภาษีขาย ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และงบการเงิน เพื่อรายงานต่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เช่น กรมสรรพากร หรือบุคคลภายนอกทั่วไป ฯลฯ

ข้อมูลต่างๆในระบบ ERP

ระบบ ERP สามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการวางแผนและจัดการทรัพยากรองค์กรได้โดยใช้ประโยชน์จากระบบข้อมูลที่บูรณาการกันภายในองค์กร จากกระบวนการต่างๆ ภายในระบบ ERP จะมีความสัมพันธ์เกี่ยวเนื่องกันทั้งหมด ดังนั้นจึงเกิดการพึ่งพากันอย่างอัตโนมัติ นั่นหมายความว่า จะไม่มีข้อมูลที่ซ้ำซ้อนกัน หรือมีข้อมูลชุดเดียวที่ใช้งานร่วมกันนั่นเอง ข้อมูลในระบบ ERP แบ่งออกเป็น 2 ประเภทคือ

ข้อมูลคงที่ (Static Data) คือข้อมูลที่มักจะไม่มีการเปลี่ยนแปลงและกำหนดไว้เพื่อเป็นข้อมูลเริ่มต้นในระบบ เช่น ข้อมูลรายการสินค้า (Item Master) ข้อมูลสูตรการผลิต (Bill of Material) ข้อมูลลูกค้า (Customer) ข้อมูลผู้ขาย (Vendor หรือ Supplier) ฯลฯ เมื่อจัดเก็บเป็นกลุ่มเป็นแฟ้มในคอมพิวเตอร์ ก็อาจเรียกว่า Master File แต่ในระบบฐานข้อมูลปัจจุบันที่เป็น Relational Database จะหมายถึงข้อมูลที่เป็น Master Table ต่างๆ เช่น Item Master Table, Work Center Table
ข้อมูลพลวัต (Dynamic Data) คือข้อมูลที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงานประจำวันที่มีการเคลื่อนไหว และเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา เป็นข้อมูลที่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอตามธุรกรรม (Transaction) ที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงานประจำวันและถูกบันทึกเข้าระบบเพื่อให้ประมวลผลอย่างต่อเนื่อง เช่น คำสั่งซื้อสินค้าแต่ละคำสั่งเป็นข้อมูลพลวัตเพราะจำนวนรายการสินค้า, จำนวนที่สั่งซื้อ, ราคา, ผู้ขายหรือซัพพลายเออร์ สำหรับการซื้อแต่ละครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงได้เสมอ

ในระบบ ERP ข้อมูลพื้นฐานที่สุดสำหรับธุรกิจที่มีการผลิต ที่จะต้องเตรียมและนำเข้าสู่ระบบมีอยู่ 6 ประเภทตามวงจรการทำงานแต่ละประเภท ทั้งข้อมูลคงที่และข้อมูลพลวัต ซึ่งต้องใช่ร่วมกันจึงจะสามารถบันทึกความสมบูรณ์ของธุรกรรมได้ การเตรียมข้อมูลในวงจรการทำงานในระบบ ERP ทั้ง 6 ประเภทเรียงตามลำดับก่อนหลังที่ควรเตรียม มีดังนี้

ข้อมูลของวงจรบัญชี (Accounting Cycle) Financial System

ข้อมูลคงที่ ได้แก่

ผังบัญชี (Chart of Account) ประกอบด้วยกลุ่ม (Group) กลุ่มย่อย (Subgroup) จนถึงรหัสบัญชีเป็นข้อมูลที่จำเป็นสำหรับเตรียม Master Table  อื่นๆ ที่ตามมา เช่น รหัสสินค้า รหัสผู้ขายและรหัสลูกค้า เพราะฐานข้อมูลพวกนี้ต้องผูกความสัมพันธ์กับผังและรหัสบัญชีเพื่ออ้างอิงรายการบันทึกบัญชี

ข้อมูลพลวัต ได้แก่

Period เป็นรอบระยะเวลาในทางบัญชีที่ใช้บันทึกบัญชี, Budget เป็นระบบงบประมาณที่ใช้เปรียบเทียบจำนวนเงินที่เกิดขึ้นจริง

JE (Journal Entry) เป็น Transaction การบันทึกรายการเดบิตเครดิตเข้าสู่ระบบการบัญชี

Recurring Journal Entry เป็น Transaction ที่เกิดขึ้นประจำ

Cash Receipt เป็นรายการรับเงินจากลูกค้า

Payment เป็นรายการจ่ายเงินให้เจ้าหนี้

Bank Reconcile เป็นรายการกระทบยอดเงินฝากระหว่างธนาคารกับเจ้าของกิจการ
ข้อมูลของวงจรสินค้าคงคลัง (Inventory Cycle)
ข้อมลคงที่ ได้แก่

– ฐานข้อมูลรายการสินค้า ประกอบด้วย รหัสสินค้า กลุ่มสินค้า ข้อมูลการจัดเก็บ การวางแผน หน่วยจัดเก็บ ราคาต้นทุนต่อหน่วย ตลอดจนรูปภาพและหน่วยแปลงจากการซื้อและขาย (Conversion Factors) เช่น ซื้อเป็นโหล แต่เก็บเป็นชิ้น ข้อมูลระบุสถานที่จัดเก็บหรือคลังสินค้า ซึ่งประกอบด้วยพื้นที่จัดเก็บต่างๆ และข้อมูลความสัมพันธ์ระหว่างคลังสินค้ากับรหัสสินค้า เพื่อให้สามารถระบุตำแหน่งได้ว่า รหัสสินค้ารายการดังกล่าวจัดเก็บที่ใด

ข้อมูลพลวัต ได้แก่

ธุรกรรมสินค้าคงลัง หรือ Inventory Transaction เกิดขึ้นในกระบวนการรับวัตถุดิบเข้าคลังจ่ายวัตถุดิบเข้าสู่กระบวนการผลิตการรับ (Work in process – WIP) การรับสินค้าคงคลังจากการผลิต การตัดยอดสินค้าจากการขาย การรับคืนสินค้าจากลูกค้า และการโอนสินค้าไปมาซึ่งระบบสินค้าคงคลังควรรักษาให้มีความถูกต้องอยู่เสมอ เพราะเป็นจุดเริ่มต้นสู่กระบวนการอื่น เช่น การวางแผน การจัดซื้อ และการบัญชี
ข้อมูลของวงจรการขาย (Sell Cycle)
ข้อมูลคงที่ได้แก่

– ฐานข้อมูลลูกค้า ประกอบด้วยชื่อบริษัท/ห้างร้าน ที่อยู่สถานที่เรียกเก็บเงิน (ตามเอกสาร ภพ.20 ที่ได้จดทะเบียนการค้ากับหน่วยงานราชการ) สถานที่จัดส่ง ซึ่งลูกค้าบางรายมีสถานที่จัดส่งมากกว่า 1 แห่ง เงื่อนไขการชำระเงิน สกุลเงินที่ใช้ซื้อขาย รหัสบัญชีลูกหนี้ข้อมูลพนักงานขายเป็นต้น

– ฐานข้อมูลราคาขายสินค้า คือฐานข้อมูลที่บริษัทขายให้แก่ลูกค้าแต่ละรายสินค้าตัวเดียวกัน อาจกำหนดให้ มีราคาขายแตกต่างกันได้ในแต่ละลูกค้าหรือกลุ่มลูกค้า โดยอาจกำหนดเป็นราคาสุทธิ ส่วนลดเป็นเปอร์เซ็นต์ หรือ Mark up ราคาขายจากต้นทุนการผลิต

ข้อมูลพลวัต ได้แก่

การเสนอราคา (Quoting) เป็น Transaction ของข้อมูลที่เกิดจากฝ่ายขายทำการเสนอราคาให้กับลูกค้า ประกอบด้วย รหัสลูกค้าที่จำการเสนอราคา วันที่ต้องการ รหัสสินค้าที่นำเสนอราคา/ส่วนลด ฯลฯ

คำสั่งขาย (Sales Order – SO) เป็นการยืนยันคำสั่งซื้อเมื่อลูกค้าเปิด Purchase Order ให้กับเราแล้ว ได้จากการป้อนข้อมูลคำสั่งขายเข้าไป หรือแปลงใบเสนอราคา มาเป็น Sales Order

Shipment หลังจากมีการยืนยันการจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้า ระบบ ERP จะตัดสินค้าคงคลังออกจากยอดสต็อก (Stock) และบันทึกรายการ Shipment Log เพื่อเป็นประวัติการจัดส่ง

Invoice หลังจาก Shipment ระบบจะออกใบกำกับภาษีหรือ Tax Invoice ส่งให้กับลูกค้าและเชื่อมข้อมูลไปยังระบบบัญชีลูกหนี้ของ ERP

ข้อมูลของวงจรการจัดซื้อ (Buy Cycle)
ข้อมูลคงที่ได้แก่

– ฐานข้อมูลผู้ขายหรือซัพพลายเออร์ ทั้งซัพพลายเออร์ที่ขายวัตถุดิบและซัพพลายเออร์ในกรณีที่เป็นค่าใช้จ่ายสิ้นเปลืองอื่นๆ เช่น อุปกรณ์สำนักงาน ค่าจ้างทำ ค่าขนส่ง เป็นต้น ซึ่งข้อมูลที่สำคัญประกอบด้วย ชื่อบริษัท/ห้างร้าน ที่อยู่สถานที่ตามเอกสารใบกำกับภาษี (ตามเอกสาร ภพ.20 ที่ได้จดทะเบียนการค้ากับหน่วยงานราชการ) สถานที่จ่ายเงิน เงื่อนไขการชำระเงิน สกุลเงินที่ใช้ซื้อขาย รหัสบัญชีเจ้าหนี้และกรณีที่ซัพพลายเออร์เจ้าใดอยู่ใน (Approve Vendor List – AVL) ต้องผูกความสัมพันธ์เข้าไปด้วย

– ฐานข้อมูลบัญชีวัตถุดิบ วัตถุดิบจากซัพพลายเออร์คนละราย อาจจะมีราคาและคุณลักษณะที่แตกต่างกัน

ข้อมูลพลวัตได้แก่

– ใบขอซื้อหรือใบขอจัดซื้อ (Purchase Requisition) คือกระบวนการแจ้งความต้องการซื้อวัตถุดิบ อุปกรณ์ ฯลฯ และส่งให้ผู้อนุมัติตามลำดับขั้นตอน จนสุดท้ายกลายเป็นคำสั่งซื้อต่อไป ซึ่งประกอบด้วยรายการวัตถุดิบที่ต้องการ / ข้อมูลการสืบราคาขายจากผู้ขาย / วันที่ต้องการ / วงเงินที่ต้องการขออนุมัติ เป็นต้น

ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) เมื่อผู้อนุมัติอนุมัติแผนการสั่งซื้อหรือใบขอซื้อเจ้าหน้าที่จัดซื้อจะทำการบันทึกคำสั่งซื้อไปยังซัพพลายเออร์เพื่อสั่งสินค้า ประกอบด้วย ข้อมูลซัพพลายเออร์รหัส / ชื่อ / ที่อยู่ / เงื่อนไขการชำระเงิน (Payment Term) / รหัสสินค้าที่จะซื้อ / ราคา / วันที่ต้องการ / ปริมาณที่ต้องการ / หน่วยซื้อ- หน่วยจัดส่ง เป็นต้น

– การรับวัตถุดิบจากการสั่งซื้อ คือ Inventory Transaction ทำการรับโดยอ้างอิงข้อมูลการสั่งซื้อเป็นสำคัญ ประกอบด้วยเลขที่ใบสั่งซื้อ / รหัสวัตถุดิบที่รับ / ปริมาณที่รับ หากมีการตรวจสอบคุณภาพ ต้องระบุปริมาณของดีของเสียด้วย

– Supplier Invoice คือ Transaction ที่เกิดจากการคีย์ข้อมูล Invoice ของ Supplier เข้าสู่ระบบ ERP เพื่อตั้งหนี้ทำการจ่ายเงิน ประกอบด้วยเลขที่ Invoice / ชื่อซัพพลายเออร์ / ที่อยู่ / ปริมาณเงินที่ต้องชำระ / ภาษีฯลฯ
ข้อมูลของวงจรการวางแผน (Plan Cycle)
ข้อมูลคงที่ ได้แก่

รายการวัสดุหรือโครงสร้างผลิตภัณฑ์ (Bill of Material – BOM) โครงสร้างผลิตภัณฑ์ หรือสูตรการผลิตจะแสดงรายการของส่วนประกอบที่เป็นชิ้นส่วน ระหว่างการผลิต และวัตถุดิบทั้งหมด ซึ่งนำเข้ามาประกอบเป็นสินค้าตัวแม่ และสูตรการผลิตนี้จะถูกใช้รวมกับแผนการผลิตหลัก (Master Production Schedule) เพื่อตัดสินใจว่าชิ้นส่วนใดบ้าง ที่สมควรจะออกใบสั่งซื้อหรือใบสั่งผลิต เพื่อทำการสั่งซื้อหรือสั่งผลิตโดยปกติโครงการส่วนใหญ่จะใช้เวลาในการเตรียมและตรวจสอบความถูกต้องของ BOM อยู่นาน และ BOM แต่ละอันควรมี โดยที่เวลาสร้าง BOM จะทำการเตรียมแบบที่มีรายการวัสดุเพียงระดับเดียว (Single-level BOM) ก่อน เพื่อประโยชน์ในการวางแผน มีการประยุกต์ใช้ BOM ประเภท Planning Bill หรือ Transient Bill of Material ซึ่งเป็น BOM ที่มีเวลานำ (lead time)  เป็นศูนย์ซึ่งผู้ที่เตรียมข้อมูลต้องมีความเข้าใจในการใช้กลไกนี้ไปใช้ประโยชน์ต่างๆ รวมทั้งหาต้นทุนของผลิตภัณฑ์ด้วย

– พารามเตอร์ที่ใช้ในการวางแผน เช่น

o Lead Time หรือเวลานำ ที่ใช้ในการผลิตหรือจัดซื้อ

o Safety Stock หรือสต็อกเผื่อขาด

o Shop Calendar ปฏิทินการทำงานที่กำหนดขึ้นเพื่อนำมาใช้ในการวางแผน

o MRP Planning Parameter คือพารามิเตอร์ที่ต้อง Set เข้าไป สำหรับการรัน MRP เช่น Planning Horizon, Planning Time Fence ฯลฯ

o Order Policy นโยบายในการสั่งซื้อแบบ Discrete, Min/ Max/ Mult, Period

Order Quantity และ Fixed Order Quantity เป็นต้น

ข้อมูลพลวัต ได้แก่

ECR / ECN Transaction – คือธุรกรรมที่เกิดขึ้นควบคุม และเก็บข้อมูลการเปลี่ยนแปลงเกี่ยวกับข้อมูล Static Data ขององค์กรที่เกิดขึ้น เช่น กรณีฝ่ายผลิตมีการเปลี่ยนแปลง BOM สินค้าเนื่องจากสาเหตุของวัสดุที่นำไปทำการผลิตไม่ตรงตามข้อกำหนดในการผลิต จึงเกิดกระบวนการร้องขอเปลี่ยนแปลง BOM โดยการออกเอกสาร ECR (Engineering Change Request) ให้ผู้มีอำนาจอนุมัติและเมื่อทำการแก้ไขปรับเปลี่ยนตามคำขอในระบบแล้วจึงออกเป็นเอกสาร ECN (Engineering Change Notice) เพื่อประกาศให้ผู้เกี่ยวข้องรับทราบทั่วกันเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว

– Master Production Schedule คือข้อมูลการผลิตหลักที่ต้องป้อนเข้าสู่ระบบ

– Sales Forecast คือข้อมูลคำพยากรณ์การขายและการผลิต ได้มาจากการคำนวณ โดยใช้เทคนิคการพยากรณ์ต่างๆ หรือจากประสบการณ์ของผู้วางแผน

– แผนการผลิต เมื่อคำนวณ MRP แล้วระบบจะสร้างแผนการผลิตมาให้ตามความต้องการ

ที่เกิดขึ้น เพื่อแปลงไปเป็นคำสั่งผลิต

– แผนการจัดซื้อ หลังจากคำนวณ MRP ระบบจะสร้างแผนการจัดซื้อให้อัตโนมัติและแผนดังกล่าวจะถูกส่งไปยังเจ้าหน้าที่ Buyer เพื่อ Convert รายการดังกล่าวไปเป็นคำสั่งซื้อ
ข้อมูลของวงจรการผลิต (Make Cycle)
ข้อมูลคงที่ได้แก่

– ศูนย์ผลิตหรือศูนย์งาน (Work Center) หมายถึงสถานีงานที่ใช้ทำการผลิตขั้นตอนหนึ่งหรือหลายขั้นตอน ซึ่งศูนย์งานอาจจะเป็นคนหนึ่งคนหรือมากกว่า หรือจะเป็นเครื่องจักรก็ได้ ที่สามารถจะถือว่า เป็นหน่วยผลิตหน่วยเดียวกันได้ และต้องกำหนดขึ้นในระบบ ERP เพื่อวัตถุประสงค์ในการวางแผนความต้องการกำลังผลิต (Capacity Requirements Planning) และการจัดกำหนดการของงานอย่างละเอียด (Detail Scheduling) โดยการนิยามศูนย์งานควรทำอย่างระมัดระวังเพื่อว่า ผลจาก CRP จะให้ประโยชน์ในการวางแผนกำลังการผลิตได้ใกล้เคียงกับความเป็นจริงเพิ่มขึ้น

– เส้นทางการผลิต (Routing) เป็นข้อมูลที่ต้องเตรียมเพื่อแสดงขั้นตอนต่างๆ ในการผลิตสินค้าสำเร็จรูป และกึ่งสำเร็จรูป ผ่านไปตามศูนย์งานต่างๆ ในเวลาที่ผลิต (Shop Floor) อย่างละเอียด และในบางระบบจะมีข้อมูลและเอกสารที่เกี่ยวข้องกับขั้นตอนต่างๆ ที่ต้องปฏิบัติลำดับขั้นตอนศูนย์งานต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง และมาตรฐานต่างๆ ในการตั้งเครื่องและผลิต ในทางบริษัท เส้นทางการผลิตรวม ทั้งข้อมูลเกี่ยวกับเครื่องไม้เครื่องมือระดับทักษะที่ต้องการของผู้ผลิตได้ความต้องการในการทดสอบและอื่นๆ ด้วย และในบริษัทที่ผลิต

สินค้าบางประเภท ที่มีความซับซ้อนมาก อาจะต้องใช้ซอฟต์แวร์ประเภท Manufacturing Execution System มาเชื่อมกับระบบ ERP เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

– ข้อมูลกำลังการผลิต ฝ่ายผลิตต้องกำหนดลงไปว่ากำลังการผลิตของแต่ละ Work Center เท่ากับเท่าไหร่วันไหนทำงาน วันไหนหยุด วันที่ทำงานทำวันละกี่ชั่วโมง กี่กะ รวมถึงค่า Efficiency และ Utilization ด้วย

– ข้อมูลการบำรุงรักษาเครื่องจักร โดยฝ่ายผลิตจะต้องระบุว่าเครื่องจักร หรือ Work Center ใด จะต้องหยุดวันไหนบ้าง เพื่อทำการซ่อมบำรุง

– ข้อมูลประสิทธิภาพการผลิต เช่น %Yield, %Scarp ฯลฯ ที่เกิดขึ้นระหว่างการผลิต

ข้อมูลพลวัต ได้แก่

– ใบสั่งผลิต (Work Order – WO) หรือใบงาน (Job Order) คือการสร้างข้อมูลการสั่งผลิตโดยระบุว่าต้องผลิตสินค้ารายไหน วันที่เท่าไหร่ เป็นปริมาณเท่ากับเท่าไหร่

– กระบวนการเบิกวัตถุดิบ (Issue) คือกระบวนการตัดเบิกวัตถุดิบ อ้างอิงตามเอกสารการเบิกวัตถุดิบ (Picking List)

– Transaction การรายงานผลการผลิต ใช้สำหรับติดตามสถานะของคำสั่งการผลิตเมื่อการผลิตเกิดขึ้นแล้ว แต่ละศูนย์งานจะรายงานความคืบหน้ามาสู่ ERP

ตัวอย่าง ขั้นตอนการซื้อและขายใน ระบบ ERP (อีอาร์พี)

การซื้อและขายจะเริ่มที่การสร้าง Quotation (ใบเสนอราคา) เมื่อตกลงราคากันได้จนพอใจแล้วก็สร้าง Purchase Orders (ใบสั่งซื้อ) หรือ Sales Orders (ใบสั่งขาย) จาก Quotation จากนั้นก็สร้าง Invoice จาก PO หรือ SO และทำการรับหรือจ่ายชำระเงิน ไปดูกันค่ะว่าขั้นตอนในการซื้อขายในระบบ ERP มีอะไรบ้าง

การซื้อ
1. สร้าง Quotations(ใบเสนอราคา)
2. สร้าง Purchase Orders(ใบสั่งซื้อ) จาก Quotation หรือจะสร้างขึ้นใหม่ก็ได้
3. สร้าง Supplier Invoices (ใบแจ้งหนี้) จาก Purchase Orders
4. จ่ายชำระ

การขาย
1. สร้าง Quotations(ใบเสนอราคา)
2. สร้าง Sales Orders (ใบสั่งขาย)จาก Quotation หรือจะสร้างขึ้นใหม่ก็ได้
3. สร้าง Customer Invoices(ใบแจ้งหนี้) จาก Sales Orders
4. รับชำระ
erp financial systems


Tags: